Les contrôles

Contrôles

L’Office s’assure que chacun des participants ait bien reçu une information complète sur son séjour (localisation, interlocuteur, hébergement, cours, activités)

Critères

• Coordonnées du responsable local disponible 24h/24h
• Descriptif de l’hébergement collectif
• Coordonnées et  composition de la famille d’accueil
• Descriptif des cours et activités

Interlocuteurs et documents de référence

Vérification documentaire : brochure, bulletin d’information, contrat de vente, site Internet

Contrôles

L’Office vérifie que l’organisme a bien fourni les assurances obligatoires et les assurances facultatives

Critères

• Assurance obligatoire : responsabilité civile
• Assurances facultatives : assistance, rapatriement, médicale, annulation

Interlocuteurs et documents de référence

Vérification documentaire : brochure, bulletin d’information, site Internet

Contrôles

L’Office contrôle que les voyages sont encadrés par une équipe d’accompagnateurs formés et en nombre suffisant

Critères

• Présence d’un représentant de l’organisme au moment du départ
• Convoyeurs de 18 ans minimum et munis de consignes de voyage détaillées
• 1 convoyeur pour 15 participants

Interlocuteurs et documents de référence

• Convoyeurs : entretien et vérification de leurs pièces d’identité et des consignes de voyage
• Représentant de l’organisme
• Entretien avec les participants

Contrôles

L’Office contrôle que l’encadrement du séjour est assuré par une équipe qualifiée, formée sur le séjour et en nombre suffisant

Critères

• Accompagnateurs âgés de 22 ans minimum
• Formation complète de l’accompagnateur sur le groupe et le séjour
• Expérience démontrée de l’encadrement, bonne connaissance du pays de destination et bonne maîtrise de la langue du pays
• 1 accompagnateur pour 12 participants
• Bonne communication entre les accompagnateurs, le responsable local et l’organisme

Interlocuteurs et documents de référence

• Les accompagnateurs : entretien, vérification de leur CV et de leur dossier de voyage
• Le responsable local : entretien

Contrôles

L’Office contrôle que :

• le participant et ses parents ont un interlocuteur identifié et joignable à tout moment pendant le séjour
• le responsable local assure un suivi permanent du déroulement du séjour et de la satisfaction des participants

Critères

• Responsable local disponible 24h/24h
• Intervention dans les 48h en cas de besoin de changement de famille d’accueil
• Correspondance régulière entre l’organisme, le responsable local et les accompagnateurs

Interlocuteurs et documents de référence

• Le responsable local : entretien, consultation du rapport envoyé à l’organisme
• Les accompagnateurs : entretien
• Les participants : entretien

Contrôles

L’Office contrôle que la famille d’accueil offre une immersion linguistique et culturelle dans les meilleures conditions de confort et d’intégration possibles.

Critères

• Sélection et visite préalable des familles
• La langue de communication dans la famille est celle apprise par le participant
• Participation du jeune à la vie commune
• 1 francophone par famille
• 4 étrangers maximum par famille (dont le francophone)
• Accès à une salle de bain et à des sanitaires, un lit individuel, un rangement individualisé

Interlocuteurs et documents de référence

• Le responsable local chargé de l’hébergement : entretien, vérification des fiches de renseignement sur les familles hôtesses
• Les familles d’accueil : entretien, visite de la maison
• Les participants : entretien

Contrôles

L’Office contrôle que l’hébergement collectif est conforme au descriptif reçu par les parents et offre de bonnes conditions de confort.

Critères

• 1 douche/salle de bain/WC pour 8 participants
• Respect de la formule de repas choisie
• Hébergement conforme au descriptif envoyé aux parents

Interlocuteurs et documents de référence

• Le responsable de l’hébergement : entretien et visite de l’hébergement
• Les participants : entretien, vérification des brochures et courriers transmis aux participants avant le séjour

Contrôles

L’Office contrôle que les cours sont dispensés par des professeurs qualifiés et en effectifs réduits.

Critères

• Tests de niveaux de langues en début de séjour
• 15 élèves maximum par cours
• Qualification et formation des enseignants
• 1 heure maximum entre l’école et l’hébergement

Interlocuteurs et documents de référence

• Le responsable pédagogique : entretien et vérification du certificat remis au participant
• Les professeurs : entretien, participation à des cours
• Les participants : entretien

Contrôles

L’Office contrôle que les activités sont encadrées et conformes à ce qui a été choisi par le participant.

Critères

Conformité entre le descriptif envoyé aux parents et les activités réalisées

Entretiens avec :

• Le responsable local chargé des activités
• Les accompagnateurs
• Les participants

Contrôles

L’Office contrôle que :

• l’organisme effectue un suivi qualité du séjour
• l’organisme communique sur la labellisation de L’Office et la présence de la Commission de conciliation

Critères

• Transmission d’un questionnaire de satisfaction
• Communication sur la commission de conciliation de L’Office

Interlocuteurs et documents de référence

• Participants : entretien et vérification du questionnaire de satisfaction
• Vérification des brochures et sites Internet