Les contrôles

AVANT VOTRE séjour LINGUISTIQUE À L’ÉTRANGER

INFORMATIONS préalables

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    Contrôles

    L’Office s’assure que chacun des participants ait bien reçu une information complète sur son séjour (localisation, interlocuteur, hébergement, cours, activités)

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    Critères

    • Coordonnées du responsable local disponible 24h/24h
    • Descriptif de l’hébergement collectif
    • Coordonnées et  composition de la famille d’accueil
    • Descriptif des cours et activités
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    Interlocuteurs et documents de référence

    Vérification documentaire : brochure, bulletin d’information, contrat de vente, site Internet

ASSURANCES ET GARANTIES

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    Contrôles

    L’Office vérifie que l’organisme a bien fourni les assurances obligatoires et les assurances facultatives

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    Critères

    • Assurance obligatoire : responsabilité civile
    • Assurances facultatives : assistance, rapatriement, médicale, annulation
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    Interlocuteurs et documents de référence

    Vérification documentaire : brochure, bulletin d’information, site Internet

PENDANT VOTRE séjour LINGUISTIQUE À L’ÉTRANGER

Transport et voyage

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    Contrôles

    L’Office contrôle que les voyages sont encadrés par une équipe d’accompagnateurs formés et en nombre suffisant

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    Critères

    • Présence d’un représentant de l’organisme au moment du départ
    • Convoyeurs de 18 ans minimum et munis de consignes de voyage détaillées
    • 1 convoyeur pour 15 participants
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Convoyeurs : entretien et vérification de leurs pièces d’identité et des consignes de voyage
    • Représentant de l’organisme
    • Entretien avec les participants

Encadrement du séjour

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    Contrôles

    L’Office contrôle que l’encadrement du séjour est assuré par une équipe qualifiée, formée sur le séjour et en nombre suffisant

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    Critères

    • Accompagnateurs âgés de 22 ans minimum
    • Formation complète de l’accompagnateur sur le groupe et le séjour
    • Expérience démontrée de l’encadrement, bonne connaissance du pays de destination et bonne maîtrise de la langue du pays
    • 1 accompagnateur pour 12 participants
    • Bonne communication entre les accompagnateurs, le responsable local et l’organisme
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Les accompagnateurs : entretien, vérification de leur CV et de leur dossier de voyage
    • Le responsable local : entretien

Votre assistance 24h/24

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    Contrôles

    L’Office contrôle que :

    • le participant et ses parents ont un interlocuteur identifié et joignable à tout moment pendant le séjour
    • le responsable local assure un suivi permanent du déroulement du séjour et de la satisfaction des participants
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    Critères

    • Responsable local disponible 24h/24h
    • Intervention dans les 48h en cas de besoin de changement de famille d’accueil
    • Correspondance régulière entre l’organisme, le responsable local et les accompagnateurs
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Le responsable local : entretien, consultation du rapport envoyé à l’organisme
    • Les accompagnateurs : entretien
    • Les participants : entretien

Votre hébergement en famille d’accueil

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    Contrôles

    L’Office contrôle que la famille d’accueil offre une immersion linguistique et culturelle dans les meilleures conditions de confort et d’intégration possibles.

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    Critères

    • Sélection et visite préalable des familles
    • La langue de communication dans la famille est celle apprise par le participant
    • Participation du jeune à la vie commune
    • 1 francophone par famille
    • 4 étrangers maximum par famille (dont le francophone)
    • Accès à une salle de bain et à des sanitaires, un lit individuel, un rangement individualisé
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Le responsable local chargé de l’hébergement : entretien, vérification des fiches de renseignement sur les familles hôtesses
    • Les familles d’accueil : entretien, visite de la maison
    • Les participants : entretien

Votre hébergement collectif

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    Contrôles

    L’Office contrôle que l’hébergement collectif est conforme au descriptif reçu par les parents et offre de bonnes conditions de confort.

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    Critères

    • 1 douche/salle de bain/WC pour 8 participants
    • Respect de la formule de repas choisie
    • Hébergement conforme au descriptif envoyé aux parents
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Le responsable de l’hébergement : entretien et visite de l’hébergement
    • Les participants : entretien, vérification des brochures et courriers transmis aux participants avant le séjour

Vos cours

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    Contrôles

    L’Office contrôle que les cours sont dispensés par des professeurs qualifiés et en effectifs réduits.

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    Critères

    • Tests de niveaux de langues en début de séjour
    • 15 élèves maximum par cours
    • Qualification et formation des enseignants
    • 1 heure maximum entre l’école et l’hébergement
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Le responsable pédagogique : entretien et vérification du certificat remis au participant
    • Les professeurs : entretien, participation à des cours
    • Les participants : entretien

Vos activités

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    Contrôles

    L’Office contrôle que les activités sont encadrées et conformes à ce qui a été choisi par le participant.

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    Critères

    Conformité entre le descriptif envoyé aux parents et les activités réalisées

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    Entretiens avec :

    • Le responsable local chargé des activités
    • Les accompagnateurs
    • Les participants

APRÈS VOTRE séjour LINGUISTIQUE À L’ÉTRANGER

Votre suivi qualité

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    Contrôles

    L’Office contrôle que :

    • l’organisme effectue un suivi qualité du séjour
    • l’organisme communique sur la labellisation de L’Office et la présence de la Commission de conciliation
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    Critères

    • Transmission d’un questionnaire de satisfaction
    • Communication sur la commission de conciliation de L’Office
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Participants : entretien et vérification du questionnaire de satisfaction
    • Vérification des brochures et sites Internet