Voyages scolaires et éducatifs

Avant, pendant et après le séjour, L’Office contrôle les organismes et vérifie que les voyages scolaires sont conformes à ce qui a été contractualisé et aux critères du Contrat Qualité. Des auditeurs se rendent sur place pour rencontrer tous les acteurs : le professeur organisateur, les élèves, et selon le type et la destination, les personnes en charge de l’hébergement et de la coordination du séjour.

AVANT VOTRE
voyage scolaire

LA PRÉPARATION du voyage

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    Contrôles

    Le professeur doit avoir reçu un dossier/carnet de voyage complet avant le séjour (programme, numéros d’urgence, plans d’accès, bons d’échange, listes passagers/familles hôtesses/allergies, titres de transports etc.).

     

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    Critères

    • Contrat de voyage signé par le chef d’établissement
    • Informations générales du séjour
    • Dossier/carnet de voyage complet 10 jours avant le départ,
    • Liste des passagers,
    • Transmission de la liste des allergies aux prestataires
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Consultation documentaire : contrat signé, dossier/carnet de voyage, e-mails envoyés, liste des passagers, aux prestataires
    • Entretien avec le professeur et avec le responsable de l’hébergement collectif

ASSURANCES ET GARANTIES

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    Contrôles

    L’organisme doit avoir fourni les assurances obligatoires et assurances facultatives.

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    Critères

    • Responsabilité RCP de l’organisme sur le contrat
    • Assurance facultative et assurance/garantie annulation optionnelle proposée par l’organisme
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Consultation documentaire : contrat, brochure, devis

PENDANT VOTRE
voyage scolaire

La disponibilité de l'organisme pendant le séjour

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    Contrôles

    Le professeur organisateur doit pouvoir joindre l’organisme 24h/24h, 7 jours sur 7 pendant le séjour.

     

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    Critères

    • Disponibilité de l’organisme 24/24h, 7/7 jours
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Appel test, entretien avec le professeur

Transport et voyage

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    Contrôles

    Le transporteur doit être déclaré et validé par les autorités compétentes.

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    Critères

    • Enregistrement du transporteur au registre préfectoral de région ou au registre ministériel
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Consultation documentaire : enregistrement de la déclaration

L'hébergement collectif

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    Contrôles

    L’hébergement collectif doit disposer des agréments obligatoires, être conforme au descriptif envoyé au professeur, et offrir de bonnes conditions de confort.

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    Critères

    • Autorisations et agréments de l’hébergement collectif en France
    • Envoi d’un descriptif complet avant le départ
    • Conformité de l’hébergement au descriptif
    • Respect de la formule de repas choisie
    • 1 lit individuel par participant
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Consultation documentaire : agrément de l’hébergement, descriptif de l’hébergement, contrat, e-mails envoyés au prestataire
    • Entretien avec le professeur et le responsable de l’hébergement collectif
    • Visite de l’hébergement

L'hébergement en famille

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    Contrôles

    L’hébergement en famille d’accueil doit être organisé de manière à offrir les meilleures conditions de confort et d’immersion aux participants, et respecter les engagements de l’organisme (repas, répartition des jeunes etc.).

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    Critères

    • Envoi de la répartition des familles
    • 3 élèves par famille
    • Respect de la formule de repas
    • Possibilité pour les parents de joindre leur enfant
    • Accès à une salle de bain, des sanitaires, un lit individuel dans une chambre à coucher, un rangement individuel
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Consultation documentaire : liste et répartition des familles d’accueil, contrat, e-mails envoyés au professeur
    • Entretien avec le professeur, le responsable local, les familles d’accueil et des participants
    • Visite de la famille

APRÈS VOTRE
voyage scolaire

Le suivi qualité

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    Contrôles

    L’organisme doit effectuer un suivi qualité du séjour et communiquer sur la labellisation de L’Office et la présence de la Commission de conciliation.

     

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    Critères

    • Transmission d’un questionnaire de satisfaction
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    Interlocuteurs et documents de référence

    • Consultation documentaire : questionnaire de fin de séjour, courrier/e-mail d’accompagnement