Le déroulement du séjour et l’information pendant le séjour

Critère de qualité et moyens de réalisationDocuments de référenceTypes de contrôle

L’organisme s’assure du bon déroulement du séjour.

L’organisme français veille à ce que le partenaire étranger, et/ou son représentant local s’assure du bon déroulement du séjour, à l’école et dans la famille d’accueil, et à ce qu’il fournisse en cas de besoin une assistance particulière au participant.

Contrat entre l’organisme et le partenaire et outils lui permettant de prendre les dispositions nécessaires (système de contact ou d’intervention d’urgence)

Contrôle documentaire
Contrôle sur site : entretien avec le partenaire et / ou le représentant local et le représentant de l’organisme

Le partenaire étranger est habilité à prendre toutes les mesures qui s’imposeraient dans l’intérêt du participant, suivant les besoins et les nécessités (y compris un changement de famille d’accueil ou d’école) ou en réponse à son comportement (y compris avertissement ou retour anticipé).

Feuille de suivi
Fiche d’information remise au participant

Le partenaire ou son représentant local réside dans une zone géographique proche du participant : 2 heures de trajet au maximum.

En cas d’urgence, le partenaire est habilité à prendre seul la décision que la situation lui imposera ; la décision du partenaire est souveraine, elle est aussitôt transmise à la famille du participant.

Contrôle sur site : entretien avec le participant

Le partenaire étranger de l’organisme maintient un contact régulier avec le participant et organise au moins deux réunions pendant le séjour, dont une en début de séjour.

Items du questionnaire de satisfaction participant / client

Contrôle documentaire

L’organisme met à disposition un système de contact ou d’intervention d’urgence et que l’on puisse joindre un représentant de l’organisme 24h/24.

Observation du système de contact ou d’intervention d’urgence

L’organisme assure durant le séjour un lien de communication entre le partenaire étranger et les parents du participant.

L’interlocuteur de la famille du participant est l’organisme français.

L’organisme informe la famille du participant des éventuels problèmes rencontrés ; l’organisme est amené à donner son avis sur les mesures à prendre.

Contrôle documentaire

L’organisme effectue tout changement nécessaire. En cas de problème grave, le participant est immédiatement retiré de la famille d’accueil. Il est alors accueilli temporairement par une autre famille ou par le représentant local.

Accord entre l’organisme et le responsable local permettant d’identifier ses fonctions

Contrôle sur site
Contrôle documentaire

L’organisme assure une permanence en France et dans le pays d’accueil.

L’organisme a :

  • un bureau permanent en France avec un responsable désigné pour ce type de séjour
  • un responsable local dans le pays d’accueil.

Brochure de l’organisme et documents contractuels

Contrôle sur site
Contrôle documentaire

L’organisme fournit une infrastructure locale adaptée au suivi du participant durant son séjour.

La structure varie en fonction :

  • de la taille du pays d’accueil
  • du nombre de participants accueillis par le pays ou par le partenaire du pays d’accueil.

Cette structure comporte au minimum :

  • un partenaire dans le pays d’accueil chargé de l’organisation générale de l’accueil
  • le participant est suivi par un représentant local(cf. section «suivi pendant le séjour»)
  • le responsable et le représentant local peuvent, dans certains cas, être une seule et même personne.

Liste des responsables par pays d’accueil

Contrôle sur site
Contrôle documentaire