Le candidat et son dossier

Critère de qualité et moyens de réalisation	Documents de référence	Types de contrôle
L’organisme vérifie que le candidat est préparé à réaliser un séjour de longue durée à l’étranger.	Dossier de préparation du candidat	Contrôle documentaire
L’organisme vérifie les aptitudes des candidats au départ afin d’éviter au maximum les risques d’échec et de retour anticipé.	Rapport d’entretien	Contrôle sur site : entretien avec des participants
Un entretien préalable a lieu avant toute acceptation du dossier. Il a pour objet de déterminer les motivations exactes du candidat ainsi que la vision qu’il se fait de son projet.	Conclusions de l’étude du dossier
L’acceptation des candidats se fait après l’étude du dossier et du rapport d’entretien.	Dossier de préparation du candidat	Contrôle documentaire
Les candidats sont préparés. Cette préparation peut prendre différentes formes : soit stages de préparation avant le départ (de 1 à 4 répartis pendant l’année) soit stage de préparation avant le départ (de 2 à 3 jours)		Contrôle sur site
Par ailleurs, des lettres d’information sont envoyées régulièrement pendant l’année qui précède le départ, afin de sensibiliser le candidat aux divers aspects de son séjour.	Courriers d’information	Contrôle documentaire Contrôle sur site : entretien avec des participants
Le contenu de cette préparation est lié au pays de destination. La préparation des candidats est un élément essentiel à la réussite du séjour. C’est un critère qualitatif important. Les parents et les participants sont invités à le prendre en considération dans le choix de l’organisme. L’organisme rembourse l’intégralité des acomptes éventuels versés lors de l’inscription, à un candidat non retenu pour participer à un séjour. Toutefois, les frais de sélection peuvent être conservés.	Brochure Contrat de vente	Contrôle documentaire
L’organisme communique au candidat dans le dossier d’inscription les éléments nécessaires à son séjour. Le dossier d’inscription contient : un descriptif du processus d’inscription un formulaire d’inscription en français un contrat de vente en double exemplaire un résumé de la police d’assurance proposée par l’organisme. Il doit être rédigé en français et l’assurance doit couvrir au minimum les risques médicaux et chirurgicaux, la responsabilité civile du participant, et comporter une assistance / rapatriement.	Dossier d’inscription	Contrôle documentaire
L’organisme propose une assurance annulation facultative, incluant le risque d’échec au bac ou d’échec à un examen sanctionnant un cycle d’étude avant le départ.	Brochure Contrat de vente Bordereau de souscription d’assurance	Contrôle documentaire
L’organisme s’assure que le dossier du participant contient les éléments nécessaires à son séjour. Le dossier du participant contient au minimum : une présentation générale du participant le formulaire d’entretien une partie médicale en double exemplaire, (un exemplaire sera détenu au siège de l’organisme en France et l’autre au siège de l’organisme d’accueil à l’étranger) le dossier scolaire le contrat de vente signé par les parents ou tuteurs légaux une lettre de motivation	Dossier du participant	Contrôle documentaire