La préparation du voyage

Critère de qualité et moyens de réalisation	Documents de référence	Types de contrôle
Le contrat de voyage doit être signé par le chef d’établissement avant le départ.	Contrat signé	Consultation documentaire
Les informations générales du séjour (régions, visites…) doivent être envoyées au professeur en format papier ou informatique.	Informations générales du séjour Courrier/e-mail d’accompagnement	Consultation documentaire Entretien avec le professeur
Le dossier/carnet de voyage complet doit être transmis au professeur au plus tard 10 jours avant le départ et contenir : le programme définitif le numéro d’urgence les adresses et numéros utiles les plans d’accès aux différents sites les bons d’échange (vouchers) et confirmations de réservations (dans le cas contraire, l’information doit être donnée) l’attestation des assurances souscrites la liste des passagers la liste des familles hôtesses avec la répartition des participants (transmise au plus tard 48h avant le départ) la liste des allergies, régimes ou autres particularités des élèves les titres de transport aérien/ferroviaire/maritime sauf mention particulière les coordonnées de la compagnie aérienne, ferroviaire, d’autocar le questionnaire de fin de séjour (voir rubrique « Suivi qualité »)	Dossier/carnet de voyage complet Date figurant sur le courrier/e-mail d’accompagnement	Consultation documentaire Entretien avec le professeur
La liste des passagers doit comprendre : le nom et le prénom de l’élève, sa date de naissance, son âge, son sexe, ainsi que le nom et le numéro de téléphone du responsable légal pour les voyages en autocar pour les enfants mineurs	Informations figurant sur la liste des passagers	Consultation documentaire
La liste des allergies, régimes alimentaires ou autres particularités des élèves doit avoir été transmise par l’organisme labellisé à ses prestataires d’hébergement, de restauration.	E-mail envoyé aux prestataires, contenant ces informations	Consultation documentaire Entretien avec le responsable local (pour transmission aux familles d’accueil) et le responsable de l’hébergement collectif