La préparation du voyage

Critère de qualité et moyens de réalisationDocuments de référenceTypes de contrôle

Le contrat de voyage doit être signé par le chef d’établissement avant le départ.

 

Contrat signé

Consultation documentaire

Les informations générales du séjour (régions, visites…) doivent être envoyées au professeur en format papier ou informatique.

Informations générales du séjour

Courrier/e-mail d’accompagnement

Consultation documentaire
Entretien avec le professeur

Le dossier/carnet de voyage complet doit être transmis au professeur au plus tard 10 jours avant le départ et contenir :

  • le programme définitif
  • le numéro d’urgence
  • les adresses et numéros utiles
  • les plans d’accès aux différents sites
  • les bons d’échange (vouchers) et confirmations de réservations (dans le cas contraire, l’information doit être donnée)
  • l’attestation des assurances souscrites
  • la liste des passagers
  • la liste des familles hôtesses avec la répartition des participants (transmise au plus tard 48h avant le départ)
  • la liste des allergies, régimes ou autres particularités des élèves
  • les titres de transport aérien/ferroviaire/maritime sauf mention particulière
  • les coordonnées de la compagnie aérienne, ferroviaire, d’autocar
  • le questionnaire de fin de séjour (voir rubrique « Suivi qualité »)

 

Dossier/carnet de voyage complet

Date figurant sur le courrier/e-mail d’accompagnement

Consultation documentaire
Entretien avec le professeur

La liste des passagers doit comprendre :

le nom et le prénom de l’élève, sa date de naissance, son âge, son sexe, ainsi que le nom et le numéro de téléphone du responsable légal pour les voyages en autocar pour les enfants mineurs

Informations figurant sur la liste des passagers

Consultation documentaire

La liste des allergies, régimes alimentaires ou autres particularités des élèves doit avoir été transmise par l’organisme labellisé à ses prestataires d’hébergement, de restauration.

E-mail envoyé aux prestataires, contenant ces informations

Consultation documentaire
Entretien avec le responsable local (pour transmission aux familles d’accueil) et le responsable de l’hébergement collectif